Як зберігати електронні податкові накладні та розрахунки коригування для перевірки ДПС
Платник ПДВ повинен скласти податкову накладну в електронній формі в день виникнення податкового зобовʼязання. Для цього використовується кваліфікований або удосконалений електронний підпис, що підтверджує особу, уповноважену платником. Цей підпис має відповідати вимогам Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Податкова накладна повинна бути зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений термін.
Це саме стосується і додатків до податкової накладної – вони також мають бути оформлені в електронній формі з підписом відповідальної особи.
Платники податків зобовʼязані зберігати документи, повʼязані з податковими зобовʼязаннями та перевірками, не менше таких строків:
• 2555 днів – документи, необхідні для податкового контролю (статті 39, 39-2, п. 141.4 Податкового кодексу України (ПКУ)).
• 1825 днів – первинні документи, бухгалтерські регістри, фінансова звітність тощо.
• 1095 днів – інші документи, не зазначені вище.
• 1095 днів – документи, повʼязані з виконанням вимог інших законів, контроль за якими здійснюють податкові органи (включаючи дозвільні документи).
Термін зберігання рахується з дати подання відповідної звітності, а якщо вона не подавалася – 3 граничного терміну її подання. Для дозвільних документів – з дати завершення їх дії.
У разі ліквідації підприємства, документи за останні 1825 або 2555 днів передаються до архіву згідно з законодавством.
Ці строки можуть бути подовжені, якщо зупинено відлік строку давності згідно з п. 102.3 ПКУ.
Контролюючі органи мають право безоплатно отримувати від платників завірені копії документів про господарську діяльність, доходи, витрати тощо, а також фінансову та статистичну звітність, якщо це передбачено законом.
Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях у такому вигляді, щоб можна було перевірити їх цілісність. Оригіналом вважається той примірник, який містить усі обовʼязкові реквізити, включно з електронним підписом.
Отже, податкові накладні та розрахунки коригування мають зберігатися саме на таких електронних носіях. Під час перевірки платник ПДВ зобовʼязаний надати доступ до цих носіїв, а за потреби – засвідчені копії документів.
З цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитись в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР) за покликанням https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43307
Сектор інформаційної взаємодії
Головного управління ДПС у Тернопільській області
